Je hebt het druk. Je moet met je klanten praten, je producten verkopen én je administratie bijhouden. Maar helaas blijft de laatste vaak liggen. Geen zorgen, wij hebben wat tips voor je.

Stel een plan op. Maak een lijstje van alle administratieve handelingen die je moet doen en plan die in op een bepaalde dag of week. Dat voorkomt dat je telkens dezelfde dingen af moet ronden.

Haal het overzicht terug. Vaak ontbreekt het ons door alle ballen in de lucht te houden, om echt te zien waar we mee bezig zijn. Maak dus eens een lijst van al je administratieve taken en orden ze naar belangrijkheid of tijdsduur.

Vraag hulp aan anderen. Je bent niet de enige die administratieve taken heeft: veel collega’s of familieleden zijn hier ook goed in. Vraag dus gerust om hulp als je die nodig hebt, en probeer samen te werken aan een efficiëntere manier van werken.

Waarom het belangrijk is om administratieve taken onder controle te houden

Je loopt niet alleen tegen het probleem op dat je wel eens vergeet wat je moet doen, maar ook dat belangrijke zaken blijven liggen. Vaak is dat niet alleen hinderlijk, maar heeft het ook financiële gevolgen. Daarom is het belangrijk om je administratieve taken onder controle te houden.

Hierbij kan je denken aan de volgende punten:

– Maak een lijst van alle administratieve taken en bepaal welke taken prioriteit hebben.

– Doe dagelijks een paar korte administratieve taken om in de flow te blijven.

– Zorg ervoor dat de juiste software en tools gebruikt worden, zodat alles efficiënt verloopt.

– Bepaal een tijdslot waarin je alle administratieve taken afwerkt.

Administratieve taken automatiseren

Je kunt verschillende administratieve taken automatiseren om ervoor te zorgen dat deze taken niet blijven liggen. Zo kun je een agenda bijhouden op je computer of telefoon, waarin je alle afspraken noteert. Heb je een inkomen uit een baan of uit privé? Dan is het slim een spreadsheet te maken, zodat je gemakkelijk overzicht hebt van alle inkomsten en uitgaven. Daarnaast is het handig om documenten digitaal op te slaan, zodat je deze altijd bij de hand hebt.

Admin-gerichte dagen aanwijzen

Wil je zeker weten dat de administratieve taken die je moet doen, ook daadwerkelijk gedaan worden? Geef dan elke dag een bepaalde taak aan, gericht op administratie. Zo voorkom je dat de taken blijven liggen.

Maak een lijst van alle administratieve taken die je moet doen, en bepaal welke taak je op welke dag wilt doen. Dit kan variëren van het invullen van belastingaangifte tot het verzendklaar maken van een pakketje. Maar ook het bijwerken van je agenda, of het schrijven van een blogbericht horen hierbij.

Het is belangrijk om je hierbij aan te houden, en geen afwijkende dagen in te plannen. Zo voorkom je dat de administratieve taken blijven liggen en je ze uiteindelijk toch niet afmaakt.

Administratieve taken uitbesteden wanneer nodig

Soms is het uitbesteden van administratieve taken de beste manier. Delegeren aan iemand anders kan een geweldige manier zijn om de last van de administratie van uw schouders te halen en u in staat te stellen u bezig te houden met belangrijkere taken. Het is echter belangrijk om eerst uw onderzoek te doen en ervoor te zorgen dat u de juiste persoon voor de job vindt.

Als u iemand zoekt om administratieve taken aan uit te besteden, zorg er dan voor dat hij of zij de nodige ervaring en kwalificaties voor de baan heeft. U wilt niet iemand die onervaren of niet gekwalificeerd is, omdat dit kan leiden tot fouten of kostbare ongelukken. Het is ook belangrijk ervoor te zorgen dat ze uw verwachtingen begrijpen, evenals eventuele bijbehorende beleidslijnen of voorschriften die moeten worden nageleefd. Zodra u een geschikt persoon of bedrijf hebt gevonden, kunt u een betalingsregeling overeenkomen en beginnen met het delegeren van taken.

In het algemeen kan het uitbesteden van administratieve taken u helpen tijd en geld te besparen, terwijl u zich kunt concentreren op andere belangrijke zaken die aandacht behoeven. Zorg er wel voor dat u alle nodige stappen neemt om ervoor te zorgen dat uw gekozen leverancier gecertificeerd is en op de hoogte is van alle relevante beleidslijnen, voorschriften of wetten voordat u aan de slag gaat.